Apakah Anda sedang berkolaborasi dengan software house untuk proyek bisnis? Apakah Anda sudah mempersiapkan software brief dengan strategis? Percayalah, salah satu kunci sukses software project terletak pada pemahaman baik antara kedua kedua belah pihak tentang tujuan dan kebutuhan.
Hal ini tentu saja akan termanifestasi dari brief yang Anda buat. Oleh sebab itu, dokumen ini memiliki peranan krusial bukan hanya sekadar formalitas. Software brief diibaratkan sebagai peta perjalanan yang akan menjadi pedoman untuk Anda dan software company bekerja dari awal hingga akhir.
Masih bingung apa saja yang perlu ditulis dalam sebuah prief proyek pengembangan perangkat lunak? Ikuti step-by-step strategis untuk membuat software brief di bawah ini!
Good Brief = Kunci Sukses Software Project
Sebelum beranjak pada step pembuatan brief, mari menyatukan persepsi soal betapa pentingnya dokumen ini dalam sebuah proyek.
Pada intinya, brief yang disusun adalah alat untuk Anda sebagai client memaparkan informasi perusahaan Anda sekaligus rincian proyek kepada software house.
Harapannya adalah para tim pengembang dari software company ini mampu menyiapkan penawaran strategis yang cocok dengan kondisi perusahaan Anda. Penawaran ini bisa seperti jenis solusi software, detail fungsional perangkat yang dibutuhkan, dan lain sebagainya.
Oleh sebab itu, Anda perlu menyusun brief ini sebaik mungkin agar tim vendor software memahami dengan akurat apa yang menjadi kebutuhan inti dari proyek bisnis. Dengan arahan yang jelas dan spesifik, Anda akan terhindarkan dari perluasan proyek yang tidak perlu dan tetap fokus dengan solusi yang dibutuhkan.
Step-by-Step Membuat Brief untuk Software House
Berikut adalah langkah demi langkah yang bisa Anda tiru dalam menuliskan sebuah software brief agar proyek Anda berjalan lancar dan mampu menghasilkan output maksimal.
#1 Defining Goals, Objectives, & Business Needs
Pertama, dalam section awal brief, Anda perlu mendefinisikan secara jelas apa yang menjadi tujuan, objektif, serta kebutuhan bisnis. Setiap proyek software yang sukses selalu berangkat dari ide dan visi yang jelas.
Jelaskan latar belakang masalah atau kebutuhan bisnis Anda sehingga menjadi alasan kuat mengapa Anda perlu solusi pengembangan perangkat lunak. Setelah memaparkan visi dan kebutuhan bisnis, jangan lupa untuk menetapkan objektif yang konkret.
Misalnya, Anda memiliki layanan laundry online. Saat ini, proses pemesanan layanan laundry masih sebatas manual melalui Whatsapp yang membuat data pelanggan tidak terdokumentasi dengan baik. Oleh sebab itu, Anda membutuhkan sistem yang terintegrasi dengan mengembangkan software dalam bentuk aplikasi mobile. Tujuannya adalah Anda bisa memperluas jangkauan layanan dan meningkatkan pemesanan setidaknya 30% dalam jangka 6 bulan.
Intinya, deskripsikan secara rinci masalah, kebutuhan, sekaligus tujuan jangka pendek maupun jangka panjang dari proyek software bisnis Anda.
#2 Explaining Project Scope
Setelah itu, Anda beranjak pada penjelasan cangkupan proyek. Anda perlu menetapkan batasan kerja dengan jelas seperti menguraikan apa yang perlu dilakukan dan tidak dilakukan.
Pada bagian ini, Anda harus merangkum elemen-elemen penting dalam proyek seperti rincian fitur utama maupun sekunder yang dibutuhkan, target platform, integrasi sistem, metrik keberhasilan, dan potensi kendala selama proses pengerjaan.
#3 Describing Your Audience
Tidak lupa Anda juga wajib mendeskripsikan siapa target pengguna perangkat lunak Anda kepada tim software house. Ini bukan lagi sekadar step formalitas, melainkan sebagai strategi inti dalam proses pengembangan.
Dengan memaparkan data kebutuhan, preferensi, dan pola perilaku pengguna, tim pengembang dapat memastikan bahwa software yang dibuat benar-benar relevan serta sesuai dengan harapan audiens.
#4 Detailing Concrete Expectations
Langkah ini sangat penting namun sering kali mudah terlewatkan begitu saja oleh para klien yaitu menyatakan ekspektasi dengan detail. Ekspektasi yang tidak dikomunikasikan dengan baik dapat menimbulkan miskomunikasi, revisi berulang, dan hasil akhir yang tidak sesuai harapan.
Ekspektasi ini sebaiknya diturunkan dari tujuan dan objektif proyek yang telah Anda definisikan sebelumnya. Semakin konkret dan terukur ekspektasi Anda, semakin mudah bagi tim pengembang untuk merancang solusi yang tepat sasaran. Ekspektasi ini bisa mencangkup seperti desain, kualitas performa aplikasi, standar sistem keamanan, dan lain sebagainya.
#5 Setting the Project Deadlines
Terakhir, Anda perlu mengatur timeline secara realistis agar proyek berhasil sesuai dengan ekspektasi. Anda bisa menjelaskannya dengan mendeskripsikan tenggat waktu tiap fase seperti desain, pengembangan, testing, dan launching, batas waktu final serta milestone penting, sekaligus ketersediaan Anda untuk memberikan feedback.
Demikian step-by-step ringkas yang perlu Anda ketahui dalam menyusun brief untuk software house. Saat tim pengembang memahami apa yang menjadi kebutuhan bisnis Anda secara akurat, maka peluang keberhasilan software project Anda akan semakin terbuka lebar.
Jika Anda sedang membutuhkan partner atau vendor untuk menangani software project, EON Creative Digital siap datang untuk Anda sebagai solusi terkini. Kami memiliki software development service yang tentu saja dapat dipersonalisasikan dengan tujuan, kebutuhan, maupun tantangan bisnis Anda.
